PDF сертифікати для підпису документів

Все больше и больше предприятий во всем мире обращаются к электронным подписям за те преимущества, которые они предоставляют. Безбумажные рабочие процессы экономят время и ресурсы, повышая доверие клиентов

Цифровые подписи, генерируемые сертификатами подписи документов, отличаются от электронных подписей, поскольку они используют сертификаты на основе PKI, которые выдаются доверенной третьей стороной, центрами сертификации. Центр сертификации проверяет личность запрашивающей стороны, а затем выдает сертификат подписи документа на USB-токене. Используемое шифрование практически невозможно взломать, поэтому цифровые подписи считаются наиболее безопасным типом электронной подписи. Эти подписи аналогичны традиционным чернильным подписям в том смысле, что они юридически обязательны и уникальны для каждого подписавшего. Однако они идут еще дальше. Подписание документов приносит пользу предприятиям, предоставляя контрольный журнал, проверяя личность создателя и применяя метку времени, которая показывает, когда была сделана подпись. Они также действуют как печать с контролем вскрытия, предлагая индикатор того, был ли документ изменен с момента подписания.

Как работает процесс подписания документов? Какие преимущества подписания документов получают организации? И какие отрасли и сценарии использования больше всего в них нуждаются?

Как работает подписание документов?

Подписание документа - это простой и понятный процесс, который занимает всего несколько минут. Точные шаги зависят от того, какую программу вы использовали для создания документа, но общий процесс остается прежним. Сертификаты подписи документов используют PKI для создания цифровой подписи . Две строки, открытый и закрытый ключ, генерируются с помощью криптографического алгоритма и работают вместе для создания цифровой подписи.

Допустим, Маруся хочет отправить файл Василю. Процесс подписания работает следующим образом:

1. Маруся выбирает файл для цифровой подписи, открывает его и следует процедуре для этой конкретной программы по применению цифровой подписи.
2. Создается хеш-значение содержимого файла.
3. Значение хеш-функции зашифровано закрытым ключом Маруси, таким образом создается цифровая подпись.
4. Маруся отправляет Василю файл с цифровой подписью.
5. Василь получает файл, и какая бы программа ни использовалась для просмотра файла, определяет, что документ содержит цифровую подпись.
6. Компьютер Василя расшифровывает цифровую подпись, используя открытый ключ Маруси.
7. Компьютер Василя повторно генерирует хэш и сравнивает его с хешем, который был в зашифрованном сообщении Маруси.
8. Значения сравниваются, и если они совпадают, документ является законным и не был подделан.

Как выглядит подписанный документ?

Вот как выглядит подписанный Adobe PDF

А вот пример подписанного документа Word

Преимущества подписания документов

• Эффективность и точность - подписание документов экономит время и снижает количество ошибок, возникающих при обработке документов.
• Гибкость - сертификаты подписи документов позволяют применять цифровые подписи к наиболее часто используемым типам файлов, в том числе к файлам Microsoft Office, Adobe, LibreOffice и OpenOffice.
• Юридическая привязка - цифровые подписи, созданные с помощью сертификатов подписи документов, имеют тот же правовой статус, что и традиционные бумажно-чернильные подписи. Это включает в себя неотказуемость - что означает, что подписавший не может отрицать, что подписал его, а намерение может быть доказано в суде. К некоторым законам и постановлениям, которым соответствуют цифровые подписи, относятся:
  • Типовой закон Комиссии Организации Объединенных Наций по праву международной торговли об электронной торговле 1996 года , принятый более чем 60 странами.
  • Федеральный закон США ESIGN , который сделал цифровые подписи юридически эквивалентные подписи чернил.
  • Закон ЕС об электронной идентификации, аутентификации и доверительных услугах (eIDAS) 2014 года, который является стандартом для цифровых подписей и электронной идентификации в ЕС.
• Защита от несанкционированного доступа - цифровые подписи во многом похожи на термоусадочную пленку, которую наклеивают на физические товары на полках магазинов. Если кто-то вмешивается в продукт между фабрикой и вами, покупая его, вы сможете это увидеть. То же самое применимо и здесь, обеспечивая целостность вашего документа.
• Двухфакторная аутентификация - С сертификатами подписи документов вы получаете дополнительный уровень безопасности, связанный с вашей подписью. Это даже более безопасно, чем традиционная подпись, потому что для работы процесса создания цифровой подписи требуется как пароль, так и физический зашифрованный USB-токен.
• Без даты истечения срока действия - применяя метку времени к своей цифровой подписи, вы можете гарантировать, что срок ее действия никогда не истечет, даже если сертификат, изначально использовавшийся для подписи, больше не действителен. Если документ был изменен после истечения срока действия исходного сертификата подписи документа, вы все равно сможете определить, был ли изменен документ.
• Уникальность - так же, как ваша подпись чернилами, ваша подпись документа уникальна для вас и только для вас, таким образом подтверждая вашу личность.
• Повышение качества обслуживания клиентов - Если ваши клиенты подписывают документы, цифровые подписи помогут повысить уровень удовлетворенности. Их легко применять из любого места и в любое время, и они экономят время клиентов.
• Экологичность - заказчики все больше беспокоятся об окружающей среде и о том, как организации сокращают свое влияние. Цифровые подписи помогают бороться с 8 миллиардами долларов, которые компании США ежегодно тратят на бумажные документы , а цифровые подписи могут сэкономить до 2,5 миллиардов деревьев к 2040 году.

Кому нужны сертификаты для подписи документов?

Любая организация, которая регулярно обрабатывает конфиденциальную информацию, должна использовать сертификаты для подписи документов, чтобы поддерживать высочайший уровень целостности и безопасности своих данных. Во многих отраслях также действуют нормативные акты, требующие от компаний соблюдения определенных требований к подписи. Сертификаты для подписи документов гарантируют, что ваши подписи будут выдерживать юридическую и нормативную проверку в таких случаях использования, как:

• Инвестиционный / частный банкинг
• Записи об образовании
• Заявки на получение кредита
• Страховые документы
• Законные документы
• Медицинские записи
• Кадровые записи
• Технические согласования
• Законы и правила ЕС
• Открытие счетов
• Договоры купли-продажи
• Правительственные документы
• Отгрузочные документы
• ...

Сертификаты для подписи документов предоставляют пользователям лучшее из обоих миров - удобство электронных подписей и безопасность, которая даже превосходит рукописные подписи. Если ваша организация обрабатывает какую-либо конфиденциальную информацию, они абсолютно необходимы для поддержания целостности документа и проверки личности создателя. Приятно иметь не только все эти преимущества подписания документов, но и все большее количество законов и нормативных актов, которые требуют их. Приняв сертификаты для подписи документов сегодня, вы получите мощный и простой в использовании инструмент для защиты как вашего бизнеса, так и клиентов, которых вы обслуживаете.